Zijn er andere en slimmere manieren om subsidieregelingen als SectorPlanPlus (SPP) te verantwoorden? Murw van de hoge administratieve last binnen hun organisatie, dachten Effie Israeli (Cordaan), Annaly van Hecke (GGZe) en Niels Bakker (Spirit! Jeugdzorg) daar graag over mee. Wat heeft de gezamenlijke zoektocht naar verbetering hen tot nu toe opgeleverd?
Lang hoefde Effie Israeli, HR-controller bij Cordaan, niet na te denken over de uitnodiging voor de tweedaagse* in juni. ‘Dan is er zo’n mooie subsidie met zo’n mooi doel, maar dan heb je er een dagtaak aan. Je wil niet weten wat er aangeleverd moet worden; voor een grote organisatie als de onze is dat niet te doen. Veel van de subsidie laten we daarom schieten. Zonde, toch? Dat er een uitnodiging kwam om de verantwoording met elkaar te vereenvoudigen, juichte ik dan ook van harte toe.’
Aangenaam
verrast
De bereidheid van alle partners, inclusief VWS, om
op korte termijn samen te komen, beloofde bovendien veel goeds. Effie: ‘Al is mijn ervaring bij dit soort initiatieven dat er beste
bedoelingen en veel gesprekken zijn, maar dat het niks oplevert. Dat ging nu
heel anders, ik werd aangenaam verrast. We leerden niet alleen de wereld van de
ander begrijpen en elkaars taal spreken, maar gingen ook daadwerkelijk samen
naar oplossingen zoeken.’
Bespreekbaar
Ook Annaly
van Hecke, adviseur fiscaliteit en subsidies
bij GGZe, was blij met ‘de energie, de ideeën en de tijd met elkaar, ook om
hobbels te delen’. En het was een eyeopener om het verhaal van de andere kant
te horen: ‘Om te beseffen hoe ingewikkeld het is om zo’n subsidie op te tuigen.
Dat dat allemaal bespreekbaar is, vind ik sterk.’
Bewegingsruimte
Secretariaatsmedewerker bij Spirit!
Jeugdzorg Niels Bakker kwam met weinig verwachtingen naar de tweedaagse. ‘SPP
is een regeling die voor ons ongunstig uitpakt, zoveel inspanning kost het om
de administratie op de orde te krijgen. Daardoor komt het geld niet op de plek
terecht waarvoor het is bedoeld en dat is zo frustrerend. Maar hoe fiks je dat
in een paar dagen? Ik was vooral benieuwd naar de bewegingsruimte.’
Op gang
Die bleek een stuk groter dan hij
had gedacht. Niels: ‘Betrokken partijen als accountants en VWS dachten
daadwerkelijk mee over duurzame oplossingen. Er kwam echt wat op gang, ook op
korte termijn. Meteen werden er administratieve aanpassingen in het systeem
doorgevoerd. Zo hoeven er minder documenten te worden geüpload; dat lijkt een
kleinigheid wellicht, maar het scheelt toch weer een paar kliks op de computer,
en dus tijd.’
De grootste hindernis
Hoopvol gingen Niels, Effie en
Annaly dan ook naar de tweede samenkomst op 28 oktober. ‘Hoe nu verder’, daar
was ik wel benieuwd naar’, vertelt Annaly. ‘Maar ik merkte dat we al snel weer tegen
de grootste hindernis aanliepen. “De recht-toe-rechtaan-wijzigingen” zijn in de
systemen wel aan te passen, dat hebben we gezien. Maar hoe zit het met het
verantwoorden op basis van vertrouwen? Hoe trek je dat feitelijk van de grond?
Dat is aanmerkelijk lastiger.’
Vrijheid
Niels deelt haar zorg: ‘Ons ideaal
is natuurlijk dat we de vrijheid krijgen om subsidiegeld voor opleidingen naar eigen
inzicht te besteden en dat op onze eigen manier te verantwoorden. VWS is daar
terughoudend in en dat begrijp ik ook: het ministerie moet zich verantwoorden
bij de Tweede Kamer en wil dat met een gedegen systeem doen.’
Vertrouwen
‘Met elkaar willen we het goed doen’, beaamt Effie. ‘Allemaal zijn we erbij gebaat dat het geld zo efficiënt mogelijk op de goede plekken terecht komt. Zodat het benut wordt waar het voor bedoeld is.’ Des te meer reden voor het ministerie om op de zorgsector te vertrouwen, wil Niels benadrukken. ‘We zijn heus in staat om het geld op de juiste manier te besteden. We maken er echt geen potje van. Dat vertrouwen in ons zou ik zo graag zien. Maar we zijn er nog niet.’
Verdere versoepeling
Op de tweede bijeenkomst zijn er
geen spijkers met koppen geslagen, vindt Niels. ‘We gingen naar huis zonder
concrete vervolgstappen, dat vind ik jammer.’ Effie beoordeelt de voortgang
positiever: ‘We krijgen nu al meer ruimte om de opleidingsgegevens op onze eigen
Cordaan-manier te verzamelen. Dat is een grote winst voor ons.’ Het geeft haar
vertrouwen in een verdere versoepeling van de verantwoording: ‘VWS werkt eraan,
en doet dat in samenspraak met het veld. Dat is echt een vooruitgang ten
opzichte van vroeger, toen het ministerie dat top-down vanuit de ivoren toren
deed.’
Unieke setting
Voor Annaly zit de opbrengst van de
sessies ‘m ook vooral in ‘de kortere lijntjes’: ‘Ik voel meer vrijheid om in
gesprek te gaan over mogelijkheden. Bij nieuwe regelingen zou ik nu eerder naar
de projectleider van VWS stappen en vragen: “kunnen we hier iets anders op
verzinnen?”. Dat is de winst van deze unieke setting: dat we met elkaar en met
een vernieuwende bril naar SPP kunnen kijken. Dat smaakt naar meer voor
toekomstige regelingen.’
Tekst: Teus Lebbing
*‘Anders
& Slimmer Verantwoorden SectorplanPlus’ is een initiatief van SIGRA, RegioCoöp en het ministerie
van VWS, begeleid door Broosz, met als aanleiding de hoge
verantwoordingslast van SectorPlanPlus,
een meerjarige subsidie (2017-2021) voor de opleiding van medewerkers in de
zorg. Startschot
vormde de tweedaagse op 19 juni in Amersfoort, waar een groep van veertig
betrokkenen uit de zorg-, ministerie- en accountancyhoek samenkwamen om te
zoeken naar wegen die leiden naar ‘minder administratieve lasten, meer
vertrouwen en meer verantwoorden op gezond verstand’. Op 28 oktober was er een
vervolgsessie. Meer weten over de motivatie en opbrengst van de deelnemers,
lees ook hier: het startverhaal, de eerste resultaten en ‘Aan alles voelde ik: allemaal willen we dit anders’