Auteur: Georgette Kempink

Proeftuin Politie Utopia als breekijzer voor vernieuwing

Dit interview met Stefan de Wit (Nationale Politie) verschijnt op 15 maart in de nieuwe publicatie van Broosz, de Binnenkant van Nieuw Organiseren.

‘Mensen voelen zich niet altijd veilig meer. Als overheidsfunctionaris zie ik het als mijn missie om het vertrouwen in de politie bij de burgers terug te brengen.’ Aan het woord is Stefan de Wit, begonnen op straat als politieagent in 2001 in Noord-Brabant. ‘De burger wil gewoon de politieagent kennen en weten dat hij er is als het nodig is. Die politieagent wil ik graag zijn.’

De keuze voor een studie politiekunde in 2011 bleek een belangrijke stap in Stefans loopbaan. Het gaf hem de gelegenheid afstand te nemen van de operationele uitvoering en te reflecteren op zijn eigen rol en de reorganisatie van de politie. Samen met een aantal collega’s ontwikkelde hij in 2017 het idee voor de proeftuin Politie Utopia. Hij wil hiermee op vernieuwende wijze een concrete bijdrage leveren aan de opgave waar de politie voor staat.

Meer professionele ruimte dan gedacht

Op het politiebureau in Waddinxveen, waar Stefan intussen als leidinggevende werkt, vertelt hij verder: ‘Door te gaan studeren werd ik helemaal uit de operationele uitvoering gehaald. Hierdoor had ik tijd en rust om terug te kijken op wat ik al die jaren daarvoor had gedaan. Als politieagent op straat was ik vooral aan het uitvoeren en dacht ik niet zozeer na over wat ik deed, hoe ik het deed en of ik het beter zou kunnen doen. Als ik terugkijk op die tijd, dan ben ik best wel kritisch. Ik vind zelf niet dat ik een heel goede politieagent ben geweest. Ik heb altijd gewoon gedaan wat van mij werd gevraagd. Ik had wel professionele ruimte, maar ik stelde in die tijd weinig vragen. Ik deed gewoon wat ik moest doen en nam weinig initiatief. Ik zat best wel in een coconnetje. Pas tijdens mijn studie realiseerde ik me dat ik best veel invloed heb om dingen te veranderen.’ Het bewustzijn dat hij meer professionele ruimte heeft dan hij zelf eerst dacht, is een belangrijk inzicht geweest. Hij heeft niet alleen kritiek op zichzelf, maar ook op de totale politieorganisatie. Stefan refereert aan het regeerakkoord van Rutte II, waarin het belang van professionele ruimte voor mensen in de voorste linie en waardering voor hun vakmanschap worden benoemd. ‘In navolging van dit regeerakkoord kwamen deze plannen ook bij de Nationale Politie op papier. Door de reorganisatie en de invoering van de Nationale Politie in 2013 ontstond echter ook een contrabeweging bij het personeel op de werkvloer en bij de leidinggevenden,’ vertelt Stefan. ‘Zekerheden verdwenen bij het personeel. Daardoor kregen steeds meer mensen de neiging om meer en meer in controle te willen zijn. Het ontwikkelen van professionele ruimte vraagt daarentegen juist minder controle en meer vertrouwen. Maar als je niet zeker bent van je plekje, is het heel moeilijkom niet in de kramp te schieten.’

Regeerakkoord kabinet-Rutte II

‘Een sterke economie heeft baat bij een hoge kwaliteit van dienstverlening door de overheid. Dat kan alleen als we vakmanschap meer ruimte en waardering geven. Mensen in de voorste linie van het onderwijs, in de zorg en bij de politie moeten trots kunnen zijn op hun werk en zich gesteund weten door hun leidinggevenden. Vertrouwen, ruimte en voldoende tijd zijn daarbij belangrijke randvoorwaarden. Niet toegeven aan de reflex om op elk incident te reageren met nieuwe regelgeving. Bewezen vakmanschap belonen met minder verantwoording en controle. Het loongebouw moet zo in elkaar zitten dat echte vakmensen voor promotie niet hoeven te vluchten in managementfuncties.’

Balans weer terugkrijgen

‘Ik heb het gevoel dat de balans bij de politie is doorgeslagen naar controle. Daardoor blijft er niet veel ruimte over voor medewerkers. Het kantelt de laatste jaren wel, maar dat gaat heel langzaam. Ik ben ervan overtuigd dat we de balans weer terug moeten krijgen. Aan de ene kant hebben we een bepaalde sturing en controle nodig, maar het vakmanschap en de professionele ruimte van de politieagent zouden meer aandacht mogen krijgen. Ik merk dat ik mijzelf dusdanig heb ontwikkeld, dat ik mijn werk daardoor veel leuker vind met alle vrijheden die ik nu heb. Niemand vertelt mij wat ik moet doen. Als ik het doel voor ogen houd dat ik het doe voor de burger daarbuiten en als ik met de juiste argumenten kan verantwoorden wat ik doe, dan kan ik bijna alles doen. Het kost tijd en energie om me continu los te weken van de bureaucratie, de heersende cultuur en structuur. Maar die ruimte ook echt gebruiken, geeft mij uiteindelijk veel meer energie!’

Van de ene dag op andere anders gaan werken

Met de reflecties en inzichten die Stefan de afgelopen jaren heeft opgedaan, werkt hij momenteel aan het opzetten van de proeftuin Politie Utopia, waarin politieagenten zo veel mogelijk op straat zijn, niet te veel vastzitten in hun functie en vooral out of the box kunnen denken over hoe ze kunnen samenwerken met partners aan bepaalde problemen. Zo kun je bijvoorbeeld met een woningcorporatie aan de veiligheidsproblemen en woninginbraken werken in een bepaalde wijk. Op die hotspot kun je dan bijvoorbeeld tijdelijk een huis huren met een team van de politie,’ geeft Stefan als concreet voorbeeld. ‘We hebben onze organisatie voornamelijk incidentgericht georganiseerd. De gehele organisatie is opgebouwd vanuit de noodhulpgedachte. We roepen al tien jaar dat we af moeten van die noodhulpgedachte, maar het gebeurt gewoon niet. Mensen zien veel barrières en willen niet veranderen. Dat zit ook echt in onze cultuur. Kijk je puur naar de kaders en de wetgeving, dan is er daarentegen juist heel veel mogelijk! Het zijn deels de structuur en de bureaucratie die we hebben in onze organisatie die ons parten spelen, maar het is vooral de hardnekkige manier waarop we aan onze werkwijzen vasthouden. Ik merk wel dat het de laatste twee tot drie jaar een beetje aan het verschuiven is. Zelf heb ik ook in die tussentijd geprobeerd dingen voor elkaar te krijgen, zoals het betrekken van collega’s in de leefwereld van de burgers. Maar ik zie gewoon dat het meestal niet werkt als je het geleidelijk probeert. Dat is ook mijn ongeduld misschien. Dat botst enorm en dan raak ik gefrustreerd,’ zegt Stefan. ‘Dus nu heb ik steeds vaker het idee dat het beter is als we van de ene dag op de andere op de nieuwe manier gaan werken.’Stefan vertelt dat het zeker spannend wordt om aan de slag te gaan met de proeftuin Politie Utopia, omdat er vaak weerstand is tegen verandering binnen de politie. Tegelijkertijd heeft hij wel het gevoel dat er nu momentum is en dat er animo is onder zijn collega’s om mee te doen met dit experiment.

Politie Utopia: het idee

Politie Utopia is een proeftuin waarbinnen een team van twaalf tot vijftien politiemedewerkers zich specifiek gaat richten op de veiligheid in één bepaalde wijk. Dit team gaat niet meer alleen incidentgericht te werk, maar werkt probleemgericht en contextspecifiek aan veiligheidsissues in de wijk. Er wordt gewerkt vanuit een aantal leidende principes, die tevens in lijn zijn met de opgestelde visie van de Nationale Politie:

• eenheid in denken en doen (geen functies, maar rollen; iedereen deelt de verantwoordelijkheid)

• meer ruimte voor de politieprofessional (ruimte om na te denken over veiligheidsproblemen en oplossingen en daar naar kunnen handelen als team);

• van verantwoordingscultuur naar meer georganiseerd vertrouwen (vertrouwen van bestuur en management om vanuit teams te experimenteren);

• van beheersmatig management naar operationeel leiderschap (procedures, regels en protocollen zijn niet leidend in het zoeken naar de beste oplossing voor de burger);

• betere verbinding tussen operatie en bedrijfsvoering (het team zoekt de verbinding en samenwerking met afdelingen van de bedrijfsvoering).

Op deze wijze kan een bedding worden gecreëerd van waaruit het team het komende jaar kan functioneren. De proeftuin is een prototype, dat betekent dat de lessons learned gaandeweg direct kunnen worden meegenomen.

Niet alleen maar roepen, wel nog roepende in de woestijn

Het is de bedoeling dat Politie Utopia ergens in het tweede kwartaal 2018 van start gaat. ‘We hebben een schaduwwerkgroep gevormd, omdat je veel verschillende ondersteunende diensten hebt, zoals capaciteitsmanagement, hrm, communicatie, de bestuursondersteuning, analyse en onderzoek. Deze schaduwwerkgroep moet de barrières wegnemen die er nu nog op veel vlakken zijn. Alles is bestuurlijk geregeld. Dat is uniek. Het enige waarop het mis zou kunnen gaan, is dat de medewerkers totaal niet openstaan voor dit concrete experiment.’ Stefan heeft het idee van de proeftuin samen met een collega aan zeventig collega’s gepresenteerd. Er waren minimaal vijftien enthousiaste collega’s nodig om de proeftuin te starten en een nieuw team te vormen. Hij vertelt dat de lobby voor dit project hem wel veel tijd heeft gekost. ‘Het idee is zo gemaakt,’ merkt hij op, ‘maar het vraagt veel energie om dit werkelijk door te zetten. Ik geloof er echt in en ik ben niet iemand die alleen roept, maar ik ben nog vaak de roepende in de woestijn.’ Stefan is zich er wel van bewust dat hij al heel lang bezig is met het nadenken over veranderingen bij de politie. En een heleboel van zijn collega’s niet. Hen meenemen in zijn gedachtegang en zijn idee is cruciaal en dat vindt hij dan ook een spannend proces.

Inspiratie door het Rijnlands gedachtegoed

Naast zijn studie politiekunde, waarin hij zich bezighield met de vraag hoe je de professionele ruimte bij medewerkers van een basisteam kunt versterken, is Stefan geïnspireerd geraakt door het Rijnlands gedachtegoed. Dat gebeurde tijdens het programma de Hark Voorbij. ‘Door het Rijnlandse tegenover het Angelsaksische denken te zetten, krijg je goed zicht op hoe je met bepaalde dingen kunt omgaan. Ik heb geprobeerd die beweging verder op gang te brengen. Het is natuurlijk heel moeilijk in resultaten te vatten hoe je mensen hebt beïnvloed. Dat is dan niet concreet en nog best abstract. Nu is de kans heel groot dat het zeer binnenkort heel concreet gaat worden met de proeftuin Politie Utopia, maar dat heeft wel jaren geduurd. Dat kost veel energie. Het is misschien veel makkelijker om je gewoon te conformeren aan de bestaande verhoudingen. Maar zo wil ik niet oud worden bij de politie, daar word ik echt heel triest van. Ik heb nu meer invloed, dus ik zie dit als een kans om het werk van de operationele politieagent leuker, interessanter en makkelijker dan voorheen te maken. En dat probeer ik via deze weg. Niet alleen voor mijzelf, maar ook voor mijn collega’s van het basisteam.

Mijn vrouw werkt in het onderwijs. Daar is hetzelfde gaande. Ook haar zie ik telkens worstelen met het systeem, met de bestaande bureaucratie en met het gebrek aan professionele ruimte. Zij heeft maar beperkte invloed en staat elke dag voor de klas. Dat doet me echt wat. Dan denk ik op mijn beurt: ik werk bij de politie, daar wil ik het beter maken. Ik sta niet elke dag met de poten in de modder, dus ik heb ook tijd en mogelijkheden om dingen voor elkaar te krijgen.’ De boodschap van Stefan aan zijn collega-leidinggevenden is altijd geweest: vertrouw je medewerker, geef je collega de ruimte en het vertrouwen om zelf over het werk na te denken en het te doen op de manier waarop hij denkt dat het beter is. Stefan is ervan overtuigd dat de meerderheid van de mensen werkzaam bij de politie zijn werk met meer bezieling, beleving en energie doet als je organiseert vanuit vertrouwen en meer ruimte geeft. En hij weet ook zeker dat de burger daar wat van merkt. Het gaat bij het politiewerk in eerste instantie om het contact met de burger en de betrokkenheid van de agent. Het idee achter Politie Utopia is het werken met kleinschalige teams. ‘Het is bijna alsof we veertig of vijftig jaar terug in de tijd gaan.’ Maar op een moderne manier, met de juiste ondersteuning en ICT-middelen, zodat we kwalitatief goed werk kunnen leveren en veel betrokkenheid en synergie kunnen creëren tussen politie en samenleving.

Waarmaken

‘Toen ik hoorde dat we werkelijk met de voorbereidingen voor proeftuin Politie Utopia van start konden gaan, heb ik een nacht slecht geslapen. Toen dacht ik: wow, ik heb een grote mond gehad, maar nu moet ik het wel waar gaan maken. Dat gaf een bepaalde stress. Inmiddels heb ik er weer heel veel vertrouwen in, maar dat heeft even geduurd. Het hele idee steunde op dat moment nog te veel op mij als enkeling. Ik ben het sindsdien meer en meer gaan delen, zodat het een bredere ontwikkeling wordt.’ Even later: ‘We gaan zeker veel leren, ook en juist als er dingen fout gaan. Ik hoop dat we hiermee veel andere mensen gaan beïnvloeden en zo de cultuurverandering binnen de politie een boost zullen geven.’

Boodschap voor pioniers

Meerdere keren tijdens het interview benoemt Stefan de noodzaak om de juiste taal te gebruiken bij grote en fundamentele veranderingen. ‘Ik wil vooral zelf niet te wollig en abstract worden, want ik kan daar ook slecht tegen als ik dat van iemand anders hoor. Als je voelt dat het anders moet, ga het dan anders doen, is mijn nadrukkelijke advies. Er is veel meer professionele vrijheid voor medewerkers in de dienstverlenende sector binnen overheidsorganisaties dan mensen denken. Professionele vrijheid staat niet gelijk aan grenzeloze vrijheid. Het is niet vrijblijvend. Je bent wel een professional en je moet weten wat je aan het doen bent. Als dat niet zo is, moet je werken aan je vakmanschap. In de andere gevallen geldt: pak die ruimte gewoon! En dan weet ik zeker: als iemand er wat van zegt en je legt uit waarom je dat gedaan hebt, dan is dat ok.. Je moet natuurlijk wel de regels goed kennen en altijd blijven nadenken. Als je iets doet wat buiten de kaders gaat maar jij hebt twee goede argumenten om af te wijken van de standaard, dan moet je dat dus ook gewoon doen.’

Update van de redactie

Na de twee presentaties van Stefan meldden zich direct 22 enthousiaste collega’s aan voor de proeftuin Politie Utopia. Andere collega’s hadden wel kritische vragen en sommigen zagen beren op de weg. Stefan wil graag van start gaan. Tegelijkertijd vindt hij steun en draagvlak van het gehele team belangrijk. Daarom is besloten om af te zien van een kleine proeftuin en juist op grotere schaal vernieuwend te gaan werken. Het basisteam Waddinxveen-Zuidplas slaat als geheel het pad Vernieuwend Werken in. Collega’s van Stefan willen graag gezamenlijk verder in gesprek om te bedenken hoe ze dit proces vorm willen geven. ‘Proeftuin Utopia heeft gewerkt als een wake-upcall,’ zegt Stefan. ‘Een belangrijke les uit het hele proces is dat ik de knuppel in het hoenderhok heb gegooid en misschien wel te lang rond heb gelopen met een eigen versie van de verandering. Het was waarschijnlijk te ambitieus om die organisatieverandering in mijn eentje voor elkaar te willen krijgen. Mijn collega’s willen samen, from scratch bedenken hoe ze anders willen gaan werken. Ze beseffen wel dat vernieuwing nodig is. ’Stefan is in zekere zin opgelucht. Hij wil graag met het gehele team werken aan vernieuwing. Nu ligt die kans er.

 

*Op 15 maart is de publicatie ‘de Binnenkant van Nieuw Organiseren’ verschenen waarin onder ander het verhaal van Stefan de Wit van de Nationale Politie is te vinden. Benieuwd naar de praktijk- en veranderverhalen van pioniers uit de Broosz Community of Practice? Koop dan hier ‘de binnenkant van Nieuw Organiseren’. Interesse om mee te doen met de nieuwe groep pioniers ? Klik dan hier.

Jeugdzorgplein op Rijnland Praktijk Festival!

Op dinsdag 24 april 2018 vindt het Grootste Rijnland Praktijk Festival van Nederland plaats. Hèt festival waar vakmensen en andere praktijkbeoefenaren hun ervaringen, inzichten en werkwijzen met elkaar delen en elkaar inspireren om hun Rijnlandse praktijken vorm te geven.

Op dit festival, dat wordt georganiseerd voor en door professionals uit de voorste linie organisaties vind je volop inspirerende praktijkvoorbeelden van Rijnlands denken en doen uit verschillende sectoren zoals de jeugdzorg, maar ook het onderwijs, bedrijfsleven, overheid en het sociaal domein.

Jeugdzorgplein

Broosz organiseert het Jeugdzorgplein op het Grootste Rijnland Praktijk Festival van Nederland. Daar kun je verhalen horen van professionals uit de praktijk die op een of andere manier vrije ruimte wisten te creëren met hun vernieuwende initiatieven. Kom en laat je inspireren! Sprekers op het Jeugdzorgplein zijn in ieder geval:

  • Abdellaziz Akhath van WazZap: Hij coacht jongeren en helpt hen om aan hun toekomst te werken. WazZap is ontstaan na een aantal jaar ervaring binnen de justitiële jeugdgevangenis met jongeren.
  • Suzanne de Ruig van JIM: een initiatief waarmee uithuisplaatsing van jongeren voorkomen wordt door niet-professionals als vertrouwenspersoon van de jongere in te schakelen.
  • Marieke Snel van THINK, een initiatief dat met een leerlijn voor sociaal emotionele ontwikkeling op scholen kinderen weerbaar maakt door hen waardevolle levenslessen aan te bieden.
  • Jan Smit e.a. Werkgemeenschap voor de zorg voor de jeugd Walcheren: Het werken aan een brede maatschappelijk opgave zoals de zorg voor jeugd vraagt om het overstijgen van de organisatiegrenzen en een focus op de bedoeling van alle betrokken organisaties samen: goede zorg voor de jeugd. Deze opgave vraagt om een werkgemeenschap. Dit experiment zijn gemeente Vlissingen, Middelburg en Veere met elkaar aangegaan. Eerst in het kader van een onderzoek voor de Associatie voor Jeugd, vanaf 2017 als een manier van samen bouwen aan de transformatie van de zorg voor de jeugd Walcheren waaraan nu ook bestuurders zich gecommitteerd hebben. Lessen uit het veld.

Daarnaast is er ruimte voor interactie. Breng jouw eigen ervaring in of denk mee met de vernieuwers over die uitdagingen die ze hebben.

Programma

Naast bovengenoemde sprekers uit de jeugdzorg staat er nog véél meer op het programma. Nieuwsgierig? Lees hier de algemene uitnodiging van het Rijnland Praktijk Festival, of kijk alvast welke praktijkverhalen worden gedeeld op de website.

Grootste Rijnland Praktijk Festival van Nederland.

Powered by Slow Management Magazine (sinds 2007)

Wanneer: Dinsdag 24 april 2018 van 10.00 tot 17.00 uur

Locatie: Campus Zonheuvel, Doorn, Amersfoortseweg 98

Entree: € 195,00

https://www.hetgrootsterijnlandpraktijkfestivalvannederland.nl/

Doen wat hoort of doen wat helpt?

Dit interview met Karin Smit (Gors, mensgerichte ondersteuning) verschijnt op 15 maart in de nieuwe publicatie van Broosz, de binnenkant van Nieuw Organiseren.

Karin Smit, bestuurder van Gors (een gehandicaptenzorgorganisatie in Zeeland), is al jaren bezig met de kanteling van oud naar nieuw en Rijnlands organiseren. Ze gelooft niet in zelforganisatie als structuurwijziging, zoals ze deze ingevoerd ziet worden bij veel organisaties. ‘Dan worden er managers weggehaald en coaches voor in de plaats gezet. Ik denk dat het gaat om een wezenlijke innerlijke verandering.’

Doorbreken van de hiërarchie

Bij de start van het interview vraagt Karin: ‘Hoelang duurt het interview? Om 13.00 uur is mijn kamer nodig voor een vergadering.’ Zo’n twee jaar geleden was het ondenkbaar dat de bestuurskamer gebruikt zou worden voor een ‘gewone’ vergadering. Dit illustreert hoe Karin gewoontepatronen doorbreekt. ‘Natuurlijk is mijn kamer beschikbaar,’ lacht Karin. ‘Dit is toch een handige ruimte om te vergaderen met acht personen?’ Zelf is ze van nature niet statusgevoelig of gevoelig voor hiërarchische verhoudingen, maar dat geldt niet voor iedereen. Ze realiseert zich dat niet iedereen alles tegen haar zal zeggen en dus ook niet vanzelfsprekend haar kamer zal gebruiken. Of ze nu wil of niet: sommige mensen kijken nu eenmaal tegen haar op. Daarbij komt dat ze verbaal sterk is en overtuigend in haar verhaal. Dat maakt het voor anderen extra moeilijk tegen haar in te gaan. ‘Dat is een aandachtspunt voor mij.’ Karin wil graag kritische feedback, maar beseft dat dit niet zomaar gebeurt. ‘Het is heel goed om je dat te realiseren en bewust stil te staan bij de vraag hoe je de tegenspraak organiseert en of je echt openstaat voor andere meningen.’ Daarnaast hoort ze ook terug dat medewerkers blij zijn dat ze richting geeft, inspireert en continu vragen stelt. Ze brengt mensen in de reflectiestand én in beweging.

De kanteling als verzamelbegrip

‘Er zijn veel organisaties in de zorg met de kanteling naar Nieuw Organiseren bezig; veel mensen hebben het erover. Maar ga je hier het gesprek over aan, dan blijkt dat mensen met de kanteling verschillende dingen bedoelen. Het is één groot verzamelbegrip geworden.’ Hetzelfde geldt voor een begrip als zelforganisatie. Ook binnen Gors hebben mensen verschillende opvattingen over wat dat nu precies is. ‘Er zijn teams die de achterliggende bedoeling van zelforganisatie begrijpen. Zij zijn echt bezig met de vraag: doen wij de goede dingen voor de cliënten? Zij reflecteren op zichzelf, houden de manier waarop ze samenwerken tegen het licht, wegen alle verschillende belangen af en kijken verder dan hun eigen team naar de ontwikkelingen in de organisatie. Er zijn ook teams die zelforganisatie veel taakgerichter benaderen. Zij ervaren zelforganisatie als extra belasting, omdat er meer taken en verantwoordelijkheden bij de teams worden neergelegd. Ze zien vaak niet direct de toegevoegde waarde.’ Voor Karin draait het vooral om de bereidheid je af te vragen: doen we de goede dingen voor onze cliënten en doen we die dingen ook goed? En welke verbetermogelijkheden zien we? ‘Het gaat erom dat medewerkers zich verantwoordelijk voelen voor het klimaat in de groep en voor het verbeteren van de kwaliteit van zorg.’ Bij zelforganisatie bestaat het risico dat alles wordt opgeknipt in taken en er nieuwe regels, protocollen en procesbeschrijvingen ontstaan, waardoor zelforganisatie tot een nieuw systeem verwordt. ‘Ik zie dat op momenten ook in onze organisatie gebeuren. Zo wordt een hulpmiddel om te evalueren en reflecteren soms ingezet als afvinklijstje om maar aan de formele verplichting te voldoen.

In hoeverre mensen bereid zijn hun eigen overtuigingen op te schudden, is volgens Karin heel belangrijk. ‘Voor mijn eigen organisatie realiseer ik me hoe verschrikkelijk moeilijk het is om echt vorm en inhoud te geven aan deze beweging. Ik denk dat ik vijf jaar geleden een soort naïviteit had en dacht: zelforganisatie, dat doen we wel even. Als we dat met z’n allen willen, dan moet het lukken om dat snel van de grond te kunnen krijgen. Daar heb ik me in vergist. Ik heb er zeven jaar over gedaan om tot dit inzicht te komen.’ Karin vervolgt: ‘En als je mij volgend jaar interviewt, dan heb ik vast weer een inzicht, waarvan ik denk: oh, dat stukje zat nog steeds vast op oud gedrag en overtuigingen. Het is complex. Zeker als je bedenkt dat organisaties meer dan honderd jaar lang op een Angelsaksische wijze zijn ingericht. Dan kun je het niet in drie jaar allemaal anders doen. Je kunt volgens mij geen handboek zelforganisatie schrijven en denken dat je dan tot het gewenste resultaat komt. Mensen die zeggen dat ze met zelforganisatie bezig zijn en aangeven dat het allemaal fantastisch gaat, die geloof ik gewoonweg niet!’

‘Bij zelforganisatie bestaat het risico dat alles wordt opgeknipt in taken en er nieuwe regels, protocollen en procesbeschrijvingen ontstaan waardoor zelforganisatie tot een nieuw systeem verwordt.’

Handboek in de prullenbak

‘Toen ik twee jaar geleden bij Gors binnenkwam, was de start naar zelfverantwoordelijke teams al gemaakt. Dit proces was ingezet door de nodige adviseurs, die een dik handboek en kaders hadden opgeleverd. In het handboek was een stappenplan beschreven. Als je dat volgde, zou je aan het eind een zelfverantwoordelijk team zijn. Ik zag dat handboek en dacht: Oh, help! Als je een team gaat voorschrijven hoe het moet, dan wordt het proces nooit van het team zelf. Juist experimenteren, worstelen, discussiëren, omgaan met conflictsituaties en bovenal het zelf ervaren, zijn essentieel voor de transitie naar zelforganisatie. Toch ben ik toen op die rijdende trein bij Gors gestapt. Vervolgens ben ik heel veel vragen gaan stellen. Na een halfjaar prikkelen, rammelen en schudden van mijn kant, stelde iemand voor het handboek in de prullenbak te gooien. Toen dacht ik: yes! Zelf werd Karin zeven jaar geleden geïnspireerd door het Rijnlands gedachtegoed en is ze zich hierin gaan verdiepen door veel te lezen, themadagen te bezoeken en aan de Rijnlandweek deel te nemen. Ze wilde graag dat alle mensen bij Gors die deze beweging mede vorm gingen geven op een vergelijkbare manier geïnspireerd zouden worden. Er werd dus tijd vrijgemaakt. Zo legden medewerkers werkbezoeken af bij andere organisaties, organiseerde Karin intervisies met alle managers en begonnen steeds meer mensen symposia te bezoeken of deze zelf te organiseren. Daarnaast werden teams in hun ontwikkeling naar zelfsturing gefaciliteerd middels trainingen en leercirkels. ‘Je kunt volgens mij geen handboek zelforganisatie schrijven en denken dat je dan tot het gewenste resultaat komt.’

Op vele borden schaken

Karin heeft bij andere zorgorganisaties de kunst afgekeken, zo ook bij JP van den Bent. Daarnaast kon ze putten uit eerdere ervaringen bij een andere zorgorganisatie waar ze gewerkt heeft. Daar was vooral ingezet op de ontwikkeling van coaches en medewerkers, maar eigenlijk niet op de ontwikkeling van de ondersteunende diensten. De ervaring leert dat dat gaat knellen. Dit betekende dat Karin bij Gors de ondersteunende diensten wél direct heeft meegenomen in de verandering. ‘Doe je nu wat hoort als ondersteunende dienst, of doe je nu wat helpt voor de mensen waar je ondersteunend aan bent?’ Karin moedigt mensen aan kritisch te blijven en zichzelf vragen te blijven stellen. ‘Wat doen we nu vanuit wet- en regelgeving en wat doen we omdat we dat zelf bedacht hebben?’ Karin schaakt op vele borden tegelijkertijd. Zo gaat ze met haar accountant het gesprek aan of de controles bijvoorbeeld anders kunnen worden ingericht. En met de Raad van Toezicht gaat ze na wat al deze ontwikkelingen betekenen voor hun rol als toezichthouder. Daarnaast is Karin aan de slag met het anders organiseren van kwaliteit; op welke manier is het kwaliteitssysteem nu ondersteunend aan het primair proces en wat betekent dit voor de wijze waarop je dat inricht?

‘Als er hier een protocol ligt dat de gemiddelde niveau 3-medewerker niet begrijpt, dan kan het wel voldoen aan het certificeringsschema van de HKZ, maar wat hebben we er dan aan?’

‘We stellen protocollen op als deze door medewerkers als helpend worden ervaren; niet omdat het moet van de Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector (HKZ). Als er hier een protocol ligt dat de gemiddelde niveau 3-medewerker niet begrijpt, dan kan het wel voldoen aan het certificeringsschema van de HKZ, maar wat hebben we er dan aan? Die medewerker gaat daardoor zijn werk niet beter doen. De vraag is: hoe richt je een kwaliteitssysteem zo in, dat de medewerkers iets hebben aan een protocol? Dat begint ermee dat mensen begrijpen wat er staat. Uit onderzoek blijkt dat veel medewerkers protocollen niet kennen, ze niet snappen of ze niet kunnen vinden wanneer dit nodig is. Je kunt je dan afvragen wat de meerwaarde van een dik kwaliteitshandboek is.’

Versimpelen, vereenvoudigen, ontbureaucratiseren

Karin zet zich in om de systeemwereld te minimaliseren bij Gors. ‘Ik vind dat je heel kritisch moet kijken naar welke regels er echt moeten zijn. Er zijn er nu veel te veel en ze lopen allemaal door elkaar: procedures, protocollen, werkinstructies enzovoorts. Je kunt niet van medewerkers verwachten dat ze weten wat daar allemaal in staat. We doen nu twee dingen: kijken naar wat er echt moet zijn en kijken naar wat medewerkers nodig hebben of handig vinden om hun werk goed te kunnen doen. En vervolgens is het een kwestie van versimpelen en vereenvoudigen. Bij die slag betrekken we de medewerkers.’ ‘Wat ik zelf helpend vind in mijn rol als bestuurder is dat ik uit de inhoud kom. Ik heb een jaar of tien in de psychiatrie gewerkt en weet dus hoe het in de praktijk werkt en waar je als werker tegenaan loopt. Ik ben zelf altijd een beetje recalcitrant geweest. In de psychiatrie werd veel gewerkt volgens zorgprogramma’s, terwijl ik ervan overtuigd ben dat verbinding met een cliënt de belangrijkste voorwaarde is om mensen überhaupt in beweging te krijgen. Dat lukt niet altijd met een zorgprogramma. Ik ben altijd blijven handelen vanuit de principes van aansluiting en verbinding.’

Iedereen krijgt een kans om te ontwikkelen

Het is volgens Karin makkelijker om – zoals Jos de Blok met Buurtzorg Nederland gedaan heeft – opnieuw te starten en daar mensen bij te zoeken, dan met een bestaande organisatie deze beweging te maken. Belangrijk is dat dragers van de cultuur in de organisatie bereid moeten zijn naar zichzelf te kijken. ‘Ik zie regelmatig bestuurders en managers die zeggen dat ze met zelforganisatie bezig zijn, terwijl ze zichzelf niet wezenlijk anders opstellen. Dat strookt niet met de beweging die ze willen maken. Daarmee houden ze onbedoeld het oude organiseren in stand.’

‘Niet iedereen kan mee in die verandering. Daarbij is het helaas soms nodig om afscheid van mensen te nemen.’

Karin neemt steeds het perspectief van de cliënt als uitgangspunt. ‘Terug naar de bedoeling.’ Waar doen we het eigenlijk voor? Ook hier zie je verschillen in de tijd. ‘Dertig jaar geleden werden mensen met een verstandelijke beperking als kinderen behandeld. De ouders en de medewerkers bepaalden wat goed was voor de cliënt. Nu kijken we veel meer wat de cliënt zelf kan en wil: de regie ligt bij de cliënt. De één vindt dat fantastisch en de ander vindt dat heel moeilijk om los te laten. Dat is vergelijkbaar met de ontwikkeling van de medewerkers; eerst werden ze verteld wat te doen, nu komt de regie bij hen te liggen. Dat is ook nodig om de regie werkelijk bij de cliënt te krijgen. Dan moet je als medewerker direct kunnen handelen. Niet iedereen kan mee in die verandering. Daarbij is het helaas soms nodig om afscheid van mensen te nemen.’

Politieke spelletjes of kwaliteit van zorg

Karin heeft intussen ook geestverwanten gevonden die haar voeden en steeds confronteren met de vraag: hoe doe jij het eigenlijk? Met een aantal van hen trekt ze vrij frequent samen op: ‘We delen ideeën en dilemma’s, maar ook successen. We inspireren elkaar met goede voorbeelden. Ook bespreken we bijvoorbeeld op welke manier we andere partijen kunnen beïnvloeden. Hoe krijgen we het gedachtegoed, bijvoorbeeld bij de gemeente, breder verspreid? Ik denk dat de gemeenten een hele ingewikkelde opdracht hebben gekregen van de overheid; ze moeten een transformatie op gang brengen en tegelijkertijd een forse bezuiniging doorvoeren. Ik vraag me af of dat überhaupt kan, want ze zijn inmiddels én financier én indicatiesteller én controleur. De manier waarop gemeenten zijn georganiseerd, speelt ook een complicerende rol: een ambtenarenapparaat in een politieke context. Als ik ergens organisaties Nieuw Organiseren gun, dan is het wel in het gemeentelijk besturingsapparaat. Daar is nog veel te winnen. Als er gemeenteraadsverkiezingen zijn, dan draait het een korte periode om politieke spelletjes en gaat het helemaal niet meer over de kwaliteit van zorg. Daarmee omgaan vind ik soms ingewikkeld.’

Veel tijd nemen en chaos verdragen

‘Je moet veel tijd nemen voor dit veranderproces. Ik ben ervan overtuigd dat het een intrinsieke omslag is, dat het gaat om wezenlijk andere werkovertuigingen. Die omslag maak je niet in één jaar. Ik ben nu ongeveer zeven jaar bezig en nog steeds lerende. Dat betekent dat je anderen ook de kans moet geven om dat ontwikkelproces door te maken. Het kost veel tijd en gaat met vallen en opstaan. Soms moet je ook opnieuw beginnen in een team. Dan heeft een team een goede start gemaakt en een training gevolgd. Vervolgens vallen er drie mensen weg en komen er weer drie nieuwe mensen bij. Dan kan de beweging naar zelforganisatie stagneren. Daarnaast moet je tegen de nodige chaos kunnen. Met periodes is het onduidelijk, dan merk je dat de vraag om kaders toeneemt. De valkuil waar je in kunt trappen, is dat je die vervolgens ook gaat geven. Dat is echt een gevaar. Dat moet je juist niet doen! Die periode van chaos kunnen verdragen is heel belangrijk. Dat vind ik zelf ook moeilijk. De kunst is om niet terug te vallen in oud gedrag, het eigenaarschap niet over te nemen.’ Ook benoemt Karin hoe belangrijk het is om de successen te vieren. ‘We zijn onlangs in het managementteam tot de conclusie gekomen dat we vaker trots mogen zijn op de goede voorbeelden die we intern hebben. We hebben een hoog ambitieniveau. Daardoor zijn we geneigd uit te vergroten wat er nog niet goed gaat en ons te richten op de vraag wat er allemaal nog beter kan. Een team waar het heel goed gaat, dat vinden we bijna vanzelfsprekend.’

‘De kunst is om niet terug te vallen in oud gedrag, het eigenaarschap niet over te nemen.’

Tot slot merkt Karin op dat ze de komende tijd meer aandacht voor de worsteling van de anderen wil hebben in dit hele veranderproces. ‘Het risico is dat je te ver voor de troepen uit gaat lopen.’ Zoals een Afrikaans spreekwoord luidt: als je snel wilt gaan, ga dan alleen; als je ver wilt komen, ga dan samen.

 

*Op 15 maart verschijnt de publicatie ‘de binnenkant van Nieuw Organiseren’ waarin onder ander het verhaal van Karin Smit van Gors is te vinden. Benieuwd naar de praktijk- en veranderverhalen van pioniers uit de Broosz Community of Practice? Reserveer dan hier ‘de binnenkant van Nieuw Organiseren’. Interesse om mee te doen met de nieuwe groep pioniers ? Klik dan hier.

In het nieuwe jaar borrelen met Broosz

Op vrijdag 05 januari vanaf 16:30 luidt het team van Broosz het nieuwe jaar in. Dat doen we bij Café Stekker, onze buren in Arnhem op het Transformatorplein 8. Daar worden dan heerlijke outlet-speciaal biertjes en lekkere hapjes geserveerd. Vind je het leuk om met ons te delen voor welke opgave jij staat en welke wensen jij hebt voor 2018, schuif vooral aan! Fijn als je even laat weten of je komt door een mail te sturen naar annouck@broosz.nl of even te bellen naar 026 – 3790815.

Groet, team Broosz.

Tussen 22 december 2017 t/m 02 januari zijn wij minder goed bereikbaar in verband met de kerstvakantie.

DOWNLOAD DE PUBLICATIE ‘VAN CONTROLE NAAR DIALOOG’

De afgelopen anderhalf jaar namen enkele Raden van Toezicht deel aan de Community of Practice Koplopers in Toezicht (RIBW Overijssel, Opella, Vincent van Gogh, Novadic Kentron, JP van den Bent, de Baalderborg Groep, Het Baken). Een initiatief van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in samenwerking met Broosz. Doelstelling was om samen de humanisering van zorg en toezicht in de eigen praktijk verder vorm te geven. Uit de onderlinge gesprekken en op basis van de gedeelde ervaringen is de publicatie ‘Van Controle naar Dialoog’ ontstaan. Deze publicatie is nu gratis in pdf formaat te downloaden via het formulier onderaan dit bericht. Jan Smit, Henk den Uijl, Willem Smit en Guido van de Wiel zijn verantwoordelijk voor de samenstelling en redactie.

Publicatie van Controle naar Dialoog

In deze publicatie komt de beweging naar vernieuwing in het toezicht in breder perspectief aan bod, de toezichthouders en bestuurders komen aan het woord aan de hand van een aantal kernthema’s. De publicatie wordt afgesloten met het ambitiestatement dat deze toezichthouders en bestuurders in 2017 samen opstelden als afsluiting van het leerproces en een korte reflectieve uitleiding.

Gratis ontvangen van de publicatie?

Vul onderstaande gegevens in om de pdf ‘Van Controle naar Dialoog’ per mail te ontvangen. Schroom niet om contact op te nemen om met Jan Smit om verder in gesprek te gaan door te mailen naar jan@broosz.nl of te bellen naar 06 – 48276374. Om deze noodzakelijke beweging verder door te zetten is op 8 april jl. de Community of Practice Nieuw Toezicht in Zorg en Welzijn met een nieuwe groep van 13 toezichthouders uit verschillende organisaties van start gegaan. Klik hier voor verdere informatie.


    WEBINAR MET THIJS HOMAN

    Op 31 oktober sprak Jan Smit live met Thijs Homan tijdens het interactieve Webinar: Organisatieontwikkeling: ‘Wat gebeurt er nou eigenlijk echt?’. Dit in het kader van de Broosz Community of Practice Nieuw Organiseren. Het is nu mogelijk om dit webinar terug te kijken. Voor iedereen die bezig is met organisatievernieuwing een ‘must-see’.

    Waar spreekt Homan over?

    Thijs Homan zet in dit webinar van 1,5 uur de essenties uiteen van zijn zeer relevante en gewaardeerde kennis over hoe organiseren echt plaatsvindt en hoe niet. Op basis van zijn kersverse boek ‘In Control – Reflecties op de beheerskramp in organisaties’ spreekt hij zich uit over de de kansrijkheid van de ontwikkeling van nieuwe vormen van organiseren tegenover de enorme druk op control. Ook richt hij zich op de ‘activistische doeners’ die hij in zijn boek bestudeerde. Daarmee biedt hij rijke inzichten voor gedreven vernieuwers. Hij eindigt met twee troefkaarten voor iedereen die bezig is om in de eigen context radicale vernieuwing in gang te zetten en te versterken. Volgens de live deelnemers was het webinar ‘prikkelend’, ‘super inspirerend’, ‘leerzaam’, ‘verhelderend’, ‘duidelijk’ en ‘boeiend van begin tot eind’.

    Wil je terugkijken?

    Graag maken we de terugkijklink beschikbaar, zodat je het webinar terug kan zien. Of misschien heb je het al gezien en wil je de link doorsturen aan collega’s en/of andere geïnteresseerden. Hierbij de link: https://www.onlineseminar.nl/crowdale/webinar/19279/organisatieontwikkeling-wat-gebeurt-er-nou-eigenlijk-echt-/#watch

    Vragen & Interesse?

    Heb je naar aanleiding van het webinar vragen of wil je meer informatie over de werkzaamheden van Broosz of specifiek over de Broosz Community of Practice voor pioniers, ‘activistische doeners’, die zich bezighouden met anders organiseren. Stuur dan een mail aan georgette@broosz.nl. In april 2018 start een nieuwe groep pioniers. Inschrijven is vanaf nu mogelijk.

    Rijke inzichten voor gedreven vernieuwers

    Op 31 oktober sprak Jan Smit live met Thijs Homan tijdens het interactieve Webinar: Organisatieontwikkeling: ‘Wat gebeurt er nou eigenlijk echt?’. Dit in het kader van de Broosz Community of Practice Nieuw Organiseren. Het is nu mogelijk om dit webinar terug te kijken. Voor iedereen die bezig is met organisatievernieuwing een ‘must-see’.

    Waar spreekt Homan over?

    Thijs Homan zet in dit webinar van 1,5 uur de essenties uiteen van zijn zeer relevante en gewaardeerde kennis over hoe organiseren echt plaatsvindt en hoe niet. Op basis van zijn kersverse boek ‘In Control – Reflecties op de beheerskramp in organisaties’ spreekt hij zich uit over de de kansrijkheid van de ontwikkeling van nieuwe vormen van organiseren tegenover de enorme druk op control. Ook richt hij zich op de ‘activistische doeners’ die hij in zijn boek bestudeerde. Daarmee biedt hij rijke inzichten voor gedreven vernieuwers. Hij eindigt met twee troefkaarten voor iedereen die bezig is om in de eigen context radicale vernieuwing in gang te zetten en te versterken. Volgens de live deelnemers was het webinar ‘prikkelend’, ‘super inspirerend’, ‘leerzaam’, ‘verhelderend’, ‘duidelijk’ en ‘boeiend van begin tot eind’.

    Wil je terugkijken?

    Graag maken we de terugkijklink beschikbaar, zodat je het webinar terug kan zien. Of misschien heb je het al gezien en wil je de link doorsturen aan collega’s en/of andere geïnteresseerden. Hierbij de link: https://www.onlineseminar.nl/crowdale/webinar/19279/organisatieontwikkeling-wat-gebeurt-er-nou-eigenlijk-echt-/#watch

    Vragen & Interesse?

    Heb je naar aanleiding van het webinar vragen of wil je meer informatie over de werkzaamheden van Broosz of specifiek over de Broosz Community of Practice voor pioniers, ‘activistische doeners’, die zich bezighouden met anders organiseren. Stuur dan een mail aan georgette@broosz.nl. In april 2018 start een nieuwe groep pioniers. Inschrijven is vanaf nu mogelijk.

    Broosz organiseert live webinar met Thijs Homan!

    Op 31 oktober 2017 van 20:00 tot 21:30 organiseert Broosz een live webinar “Organisatieontwikkeling: ‘wat gebeurt er nou eigenlijk echt?” met hoofdgast Thijs Homan, hoogleraar Implementation and Change Management, begeleid door Jan Smit, partner van Broosz. Dit in het kader van de Broosz Community of Practice Nieuw Organiseren. Ben jij bezig met Anders, Duurzaam, Slim of Nieuw (Rijnlands) Organiseren? Of ben jij nieuwsgierig en wil je ontdekken hoe organiseren anders kan of ben je bezig met verandering in je eigen organisatie? Dan is dit webinar mogelijk interessant voor jou. Kijk live van achter je laptop mee en stel je vraag!

    Broosz Community of Practice Nieuw Organiseren

    Op dit moment maakt een groep van 20 pioniers uit 10 organisaties (ING, Youké, Gemeente Amsterdam, GGD West-Brabant, HAN, Gors, Opella, Politie & Zorggroep de Vechtstreek) deel uit van de Broosz Community of Practice Nieuw Organiseren. De missie van deze Community of Practice (CoP) is om pioniers vanuit verschillende sectoren en rollen, die bezig zijn met de ontwikkeling naar Nieuw Organiseren, te ondersteunen door ervaringen te delen en samen praktijkkennis te vergaren over deze fundamentele transformatie.

    Thijs Homan

    Thijs Homan is bedrijfskundige en hoogleraar Implementation and Change Management bij de Open Universiteit en zelfstandig adviseur. Homan is altijd bezig te onderzoeken hoe verandering zich werkelijk voltrekt in de alledaagse praktijk van organisaties. Hoe komt ontwikkeling tot stand en vooral hoe ook niet. Los van modellen en ideaalbeelden. Zijn boek ‘Het et-cetera principe’ (2013) biedt een nieuw perspectief op organisatie ontwikkeling. In het webinar aandacht voor dit perspectief, in het licht van Nieuw Organiseren.

    In oktober wordt zijn nieuwste boek verwacht met de titel “In control?, reflecties op de beheerskramp in en om organisaties”. In weerwil van positieve verhalen over toekomsten vol inspiratie, vertrouwen en zelfsturing geeft dit boek een kritische reflectie op de veelal eenzijdige betogen over de bureaucratische meetpraktijk. Wat is er uit onderzoek bekend? En wat betekent dat voor je eigen praktijk? Over deze vragen en andere vragen die jij live tijdens het webinar aan hem kunt stellen, gaat Thijs Homan zich buigen, begeleid door Jan Smit van Broosz.

    Aanmelden

    Er zijn nog een aantal plaatsen beschikbaar. Ben je geïnteresseerd? Klik op de volgende link om je aan te melden: https://www.onlineseminar.nl/crowdale/webinar/19279/organisatieontwikkeling-wat-gebeurt-er-nou-eigenlijk-echt-/#watch.

    Dit webinar wordt in samenwerking met Crowdale georganiseerd en er zijn verder geen kosten aan verbonden.

    Team Broosz en de pioniers van de Broosz Community of Practice Nieuw Organiseren wensen je alvast veel kijkplezier!

    Gezocht: Aanpakker met interesse voor organisatieontwikkeling!

    Ben jij geïnteresseerd in organisatieontwikkeling? En wil je een interessante bijbaan in een dynamische werkomgeving met gedreven collega’s? Dan is deze vacature misschien iets voor jou!

    Broosz is op zoek naar een student, stagiair, starter of jonge zelfstandige professional met HBO/WO denkniveau, die ons kan ondersteunen voor 12 uur per week.

    Broosz

    Wij geloven dat organiseren anders kan en dat binnen organisaties de menselijk maat terug moet en kan komen. Sinds 2003 ondersteunen we pioniers in verschillende sectoren bij deze verandering onder andere met vernieuwende leerconcepten, communities of practice en werkconferenties. Broosz bestaat op dit moment uit een vast kernteam met daar omheen een kring van professionals en partners met een gedeelde visie op organiseren en ontwikkelen.

    Versterken

    Om onze dienstverlening en programma’s goed vorm te geven en de Broosz Werkgemeenschap verder te ontwikkelen, zijn we op zoek naar een nieuwe collega die ons team wil versterken. In deze rol verricht je o.a. administratie en coördinatie werkzaamheden zoals het maken van afspraken en mede organiseren van meetings en het bijhouden van de website.

    Ons aanbod

    We bieden je een dynamische en interessante leer- en werkomgeving. Broosz heeft een eigen ‘broedplaats’ gevestigd aan het Transformatorplein in Arnhem. Wel zo handig als je in de buurt woont.

    Interesse? Reageer snel!

    Heb je interesse in het samen werken en gave dingen doen met ons? Kun je zelfstandig werken, ben je communicatief sterk en vind je het leuk om te ondersteunen en zaken goed te regelen? Ben je daarnaast bekend met Apple, schrik je niet van het werken met Excel, Pages en Dropbox en zie jij het zitten om te werken met WordPress? Reageer dan snel!!

    Stuur vóór 7 oktober een mail naar georgette@broosz.nl met je CV en korte motivatie van twee alinea’s. Mocht je vragen hebben over deze vacature, aarzel niet te mailen via georgette@broosz.nl of bellen met Georgette Kempink (06-25097673).