Tag: #vertrouwen

ALLES UIT DE KAST VOOR ANDERS EN SLIMMER VERANTWOORDEN

Samen op zoek naar ‘minder administratieve lasten, meer vertrouwen en verantwoorden op basis van gezond verstand’

Verantwoording van geld en activiteiten in de zorgsector is een complex onderwerp.  Voor de oplossing van knelpunten zijn meestal veel partijen nodig. Met elkaar kom je een stuk verder. Dat geldt ook voor de verantwoording van de subsidie voor het SectorplanPlus. Half juni werd tijdens een 2-daagse met inzet en betrokkenheid van alle schakels in de keten gekeken: kan het anders, slimmer? En: hoe dan?

Bemoedigend en gewoon ook hartstikke nodig in onze overbelaste gezondheidszorg: een subsidiepot voor opleiding en training van nieuwe medewerkers. Het SectorPlanPlus is een meerjarig project (2017-2021) waarvoor het ministerie van VWS enkele honderden miljoenen euro beschikbaar heeft gesteld. Geld dat bedoeld is om extra beroepskrachten op te leiden, om zo in de personeelstekorten te kunnen voorzien. Voor het grootste deel van de subsidiegelden gaat dat goed. Maar wat als de deelnemende instellingen de verantwoording van de subsidies voor maatwerk opleidingsactiviteiten als lastig en omslachtig ervaren en er soms zelfs vanaf zien? Welke opties zijn er om dit eenvoudiger te maken? Kan het, ook voor toekomstige regelingen, niet eenvoudiger, slimmer en anders?

Elkaar leren begrijpen

Precies met deze vragen schuiven op 19 en 20 juni* alle schakels in de keten bij elkaar aan tafel. Verantwoording van geld en activiteiten is een complex onderwerp dat je niet in je eentje tackelt; alles grijpt in elkaar. Vandaar dat deze eerste stap belangrijk is: samenkomen om elkaar te leren kennen en te begrijpen, met elkaar mee te denken en van daaruit stappen te zetten, die mogelijk leiden naar een andere en slimmere manier van verantwoording.

Rompslomp bij maatwerk

‘Aanstichtster’ van deze tweedaagse is Henrieke van Diermen. De programmaleider Leren en Ontwikkelen van Spirit Jeugd- en opvoedhulp raakte met haar collega’s zo ontmoedigd van de ‘administratieve rompslomp’ rondom SectorplanPlus, dat zij besloot aan de bel te trekken. Via haar bestuurder, en gesteund door SIGRA, kwam ze in gesprek met VWS. Henrieke: ‘Waar zijn we mee bezig?, vroeg ik me af. We willen meer en goede mensen in de zorg, en hebben die ook hard nodig. Daar is deze subsidie voor bedoeld, maar de verantwoording voor het maatwerk dat ik wil, vraagt zoveel tijd en is zo bewerkelijk dat er onder de streep weinig geld overblijft voor de opleidingen en trainingen zelf. Zo frustrerend, dit moet anders kunnen.’

Nieuwe wegen verkennen

Jurjen Terpstra begrijpt haar punt, en betreurt het. Hij is programmamanager van het SectorplanPlus voor RegioCoöp, als hoofdaanvrager verantwoordelijk voor de verantwoording van de subsidiegelden naar VWS. ‘Het project is met alle goede bedoelingen opgetuigd’, weet hij. ‘Niet om jullie met allerlei ballast op te zadelen.’ We denken dus graag mee over mogelijkheden om de administratieve last te verlagen. Joost Trienekens (plaatsvervangend afdelingshoofd Arbeidsmarkt van VWS) geeft aan dat het ook goed is te constateren dat veel al gewoon goed gaat. Bij de onderdelen van de subsidie waar het meeste subsidiegeld heen gaat zijn de verantwoordingslasten al relatief beperkt. Neemt niet weg dat VWS klachten over de verantwoordingslasten die instellingen ervaren serieus neemt en open staat voor verkenning van nieuwe wegen om deze te verminderen en voorkomen. ‘In twee dagen zal het ons niet lukken om de wereld te veranderen, maar ik zeg altijd: alles is mogelijk totdat het tegendeel is bewezen.’

De bedoeling

Ook Erwin Buitelaar, werkzaam bij EY, denkt als controlerend accountant mee. Hij hoopt ook dat de tweedaagse het systeem enigszins kan ‘opengooien’: ‘Het is in ieder geval al heel waardevol om ieders rollen en knelpunten helder te krijgen. Dat leidt ongetwijfeld tot betere afspraken.’ En wie weet? Misschien gaat er deze twee dagen wel ‘geschrapt’ worden in regels, stelt Daan Wijsbek van de beweging (Ont)Regel de Zorg. ‘Het helpt als je je, zoals nu, met elkaar buigt over de daadwerkelijke bedoeling van de subsidie: waarom is die er ook alweer? Maak je dat zo concreet mogelijk, dan worden vanzelf de ingesleten en onnodige werkwijzen eromheen duidelijk, die je zou kunnen loslaten.’

Uitgedaagd tot anders denken

Dat zorgorganisaties vooral ook zélf de ruimte kunnen creëren om creatief met regels om te gaan, en soms zelfs naar eigen hand te zetten, bewijzen de praktijkervaringen van Ruud Klarenbeek, bestuurder bij de JP van de Bent Stichting. Hij is uitgenodigd om de betrokkenen uit te dagen en te inspireren. De JP van de Bent Stichting – met 3000 medewerkers op 180 locaties – is al zeker twintig jaar berucht om zijn ‘intelligente ongehoorzaamheid’. ‘Mijn ervaring is dat er binnen het zorgsysteem veel kan. Maar dat je als organisatie doorgaans zelf je belemmering vormt.’ Er blijkt vaak meer mogelijk dan we in eerste instantie denken. Het is zaak om die mogelijkheden maximaal te benutten. Ruud roept de betrokkenen bij SectorplanPlus dan ook op tot ‘minder braafheid, meer vertrouwen en meer verantwoorden op gezond verstand’. En dat begint volgens hem met een andere mindset en inrichting van je organisatie. ‘Zo kennen we bij JP geen afdeling Financiën, Communicatie noch ICT. We werken zonder begroting en verantwoorden ons puur door oprechte verhalen te vertellen van cliënten en medewerkers. En dat gaat al jaren goed, ook naar de wet- en regelgevers toe.’

De goede gesprekken

De kunst is, besluit Ruud, om niet in de verleiding te komen om ingewikkelde systemen op te tuigen. ‘Om de goede gesprekken te voeren over wat er écht nodig is en dat vervolgens te doen.’ Met deze knuppel in het hoenderhok als aftrap van de tweedaagse, gaan de veertig deelnemers vervolgens aan de slag. En? Wat was ook alweer de bedoeling van SectorplanPlus? Hoe pakt dat uit in de praktijk? Kan het anders, simpeler …?

Binnenkort meer resultaten en de verhalen over zoektocht daarachter; wordt vervolgd!

*Aan de tweedaagse zoektocht ‘Anders en Slimmer Verantwoorden SectorplanPlus’ werd deelgenomen door een 15-tal werkgevers (opleidingsfunctionarissen, alsook medewerkers verantwoordelijk voor rapportage en verantwoording), regionale projectleiders van de regionale werkgeversorganisaties, de bouwer van het ICT-portal, medewerkers van het Shared Service Centrum, ambtenaren van het ministerie van VWS, de controlerend accountant, alsook de hoofdaanvrager van het project RegioCoöp. De 2-daagse werd in co-creatie met betrokkenen ontworpen en begeleid door Broosz.

Tijdens de tweedaagse ‘Anders en Slimmer Verantwoorden SectorplanPlus werkten drie ’taskforces’ aan een specifiek thema:

Taskforce I: Operationeel Slim, Anders en Minder waar mogelijk. In gesprek over alle ervaren knelpunten en wensen van de aanwezigen, alsook input opgehaald via een vragenlijst. Doelstelling is een concrete verlichting van de administratieve rompslomp op de korte termijn. Welke documenten kunnen worden afgeschaft of versimpeld?

Taskforce II: Alles uit de kast voor een zo simpel mogelijke verantwoording. Deze taskforce onderzoekt mogelijkheden om over te stappen naar een model waarbij sprake is van ‘prestatienormen’. Dit zou de verantwoording van maatwerk opleidingsactiviteiten kunnen vereenvoudigen, door veel van de huidige verantwoordingsdocumenten geheel overbodig te maken.

Taskforce III: Anders verantwoorden. Dromen over een betere wereld. Deze taskforce gaat in gesprek over de vraag ‘hoe willen zorgorganisaties het liefst zelf verantwoorden, uitgaande van eigenaarschap en vertrouwen?’ Wat leren we daarvan voor het inrichten van toekomstige subsidies? En… kan dat nog binnen het huidige project, als experiment?

We volgen deze taskforces na de tweedaagse om de concrete opbrengsten te delen.

 

Interesse?

Broosz geeft al jaren vorm aan anders verantwoorden in het sociaal domein. Zowel voor interne toezichthouders in zorg & welzijn, als de narratieve verantwoording van kwaliteit in de jeugdzorg en de langdurige zorg.

Bent u bezig met anders verantwoorden en/of wilt u meer informatie over ‘Anders en Slimmer Verantwoorden SectorplanPlus’ en dit proces volgen? Neem gerust contact met ons op.

 

‘Met elkaar durven we dapper te zijn’

Een persoonlijk interview met Cock Aquarius – deel twee van een miniserie interviews met deelnemers van de recent afgeronde Broosz Community of Practice Nieuw Toezicht in Zorg & Welzijn. De zorg- en welzijnssector is hard op zoek naar nieuwe organisatievormen die aansluiten bij kwalitatieve, veilige en betaalbare zorg: minder bureaucratie en hiërarchie, meer menselijkheid en eigen regie van de cliënt en medewerker. Welke vorm van toezicht past hierbij? En wat vraagt dit van de toezichthouders? We polsen toezichthouders zelf, met als tweede in de interviewreeks: Cock Aquarius, zelfstandig ondernemer en toezichthouder BrabantZorg en Abrona.

‘Met elkaar durven we dapper te zijn’

‘Min of meer bij toeval belandde ik als jongere bestuurder in het toezicht. Ik werd gevraagd, eerst bij een ROC in Heerlen en vlak daarna bij Toneelgroep Maastricht. Het bleken twee uitersten: de eerste was vrij formeel, met bestuurders die forse afstand hielden tot de Raad van Toezicht; bij de Toneelgroep was het heel anders, daar werd ik zo ongeveer als familielid binnengehaald. Van een enigszins los gezelschap waren ze zich aan het structureren tot bedrijf, en in dat proces stelden ze alle expertise en betrokkenheid van de toezichthouders op prijs.’

Overkoepelende blik

‘In die jaren was toezicht vooral controleren, beheersen. Ik zie me in dat prille begin nog vlijtig de foute komma’s uit stukken halen, om vooral te laten zien dat ik de tekst goed gelezen had. Met bewondering bestudeerde ik sommige andere toezichthouders die boven de materie gingen hangen en in één zin de vinger op de zere plekken legden. Intussen heb ik me in alle decennia natuurlijk ontwikkeld, en merk dat juist die overkoepelende blik mijn natuur is geworden, zodat ik snel kan signaleren: wat speelt er? En wat moet er gebeuren om verder te komen?’

Contact zoeken

‘Dat vind ik ook de meerwaarde van toezichthouders: dat je vanuit je distantie én betrokkenheid de hooflijnen kunt doorgronden en de blinde vlekken kunt vullen van de bestuurder die zo diep in de dagelijkse operatie zit. Om dat te kunnen doen, is het de kunst om uit de bubbel daarboven te stappen en je blik te verruimen. Dat is sowieso mijn stijl, trouwens. Ik ben opgeleid als klinisch psycholoog en observeer veel. Ik zoek contact met cliënten en medewerkers, luister, proef snel een sfeer.’

Meer gesprek

‘Bij Abrona, bijvoorbeeld, bezoeken we regelmatig de locaties. Eerst deden we dat met de voltallige Raad, maar daar heb ik een stokje voor gestoken. Het voelde bijna als een koningsbezoek; medewerkers gingen onmiddellijk in het gelid staan zodra we binnenkwamen en dát is nu juist niet de bedoeling. Tegenwoordig gaan we telkens in groepjes van twee en koppelen onze bevindingen terug aan de anderen. Zo overvallen we de medewerkers minder, en voelen zij zich vrijer; er is nu veel meer gesprek.’

Zoekend

‘Ben ik daarmee een “nieuwe” toezichthouder? Als je dat linkt aan dialoog, elkaar goed bevragen vanuit een houding van vertrouwen: ja, dan zeker; dat past bij mij. Maar ik ben wel zoekend in mijn rol. Ik wil mijn verantwoording nemen en waarmaken, en niets over het hoofd zien. Kan dat in een organisatie die vaart op dialoog, verantwoordelijkheid en eigen regie van alle betrokkenen? Dat is een proces van proberen en uitvinden, en daar wissel ik graag van gedachten over met collega-toezichthouders. Voor nu zoek ik vooral naar een balans tussen vertrouwen en controle.’

Dapper zijn

‘Wat ik mooi vind, is dat we in mijn beide Raden een visie op Toezicht hebben geformuleerd, die elementen van nieuw toezicht bevat. Zo stellen we “dat het mag schuren”: dat we een stevig debat niet schuwen, zolang dat niet in de lucht blijft hangen, en daarvoor is dialoog natuurlijk essentieel. Ook hebben we uitgesproken dat we als Raad van Toezicht altijd achter de Raad van Bestuur staan, óók als dat – in organisatiebelang – wil afwijken van knellende protocollen en regels, en mits dat natuurlijk niet de continuïteit in gevaar brengt. Dat zijn bemoedigende stappen, die voor mij de essentie van nieuw organiseren en nieuw toezichthouden bevatten: met elkaar staan we er voor open om anders naar vraagstukken te kijken, om anders te handelen. En met elkaar durven we dapper te zijn.’

Over Cock Aquarius

In haar ruim 45-jarige loopbaan, heeft Cock Aquarius (67) vele leidinggevende en adviserende functies in de profit en non-profit sector vervuld. Zo was zij directeur PTT Post Expeditieknooppunt, gaf ze als manager Customer Care bij Vodafone leiding aan de opzet van de call centers, leidde ze de fusie van ontwikkelingsorganisatie Cordaid en was ze bestuursvoorzitter van diverse zorg- en welzijnsorganisaties. Daarnaast is ze altijd actief geweest als toezichthouder, waarvan de laatste jaren bij BrabantZorg en Abrona.

Interview door: Teus Lebbing

Interesse?

Heeft u interesse in deelname aan de derde lichting van deze community of practice groep? De derde CoP Nieuw Toezicht in Zorg & Welzijn start op 27 november 2019. Bekijk de informatiepagina, of neem direct contact op.

‘Toezicht houden door diep in de praktijk te duiken’

Een persoonlijk interview met Johan Visser – deel één van een miniserie interviews met deelnemers van de recent afgeronde Broosz Community of Practice Nieuw Toezicht in Zorg & Welzijn. De zorg- en welzijnssector is hard op zoek naar nieuwe organisatievormen die aansluiten bij kwalitatieve, veilige en betaalbare zorg: minder bureaucratie en hiërarchie, meer menselijkheid en eigen regie van de cliënt en medewerker. Welke vorm van toezicht past hierbij? En wat vraagt dit van de toezichthouders? We polsen toezichthouders zelf, met als eerste in de interviewreeks: Johan Visser, adviseur in de zorg en toezichthouder Zorgcentra de Betuwe en De Wettering.

‘Ik duik zo diep mogelijk de praktijk in. Om mezelf te voeden én de bestuurder’

‘Vorige week liep ik bij Zorgcentra de Betuwe mee met een team van jonge ROC-studenten. Zij namen allerlei klussen voor hun rekening, die er in de hectiek van alledag al snel bij inschieten: ramen lappen, kopjes thee inschenken, dansen en sjoelen met oudere buurtbewoners, bezoekerswc’s schoonmaken. Ik vond het zo mooi om daarin mee te draaien; om te zien wat er in de dagelijkse praktijk gebeurt, wat dat doet met cliënten en professionals, maar ook met de jongeren die zonder ervaring dit werk doen. Ik voel dan een soort dankbaarheid: dat ik de kans krijg om zo dicht op de zorg te zitten.’

Niet toetsend, maar spiegelend

‘Binnenkort ga ik op pad met nieuwe medewerkers die worden rondgeleid langs alle locaties van Zorgcentra de Betuwe. Zo pik ik telkens een piepklein deel van de organisatie mee, en daarmee: van het echte werk. En dat gebeurt, naar mijn idee, in het contact met de cliënt; bij de momenten waar je ogen van gaan prikkelen, bij het soms ontroerende contact. Als toezichthouder zoek ik bewust die praktijk op; ik duik erin, ervaar, kijk en luister. Zo voed ik mezelf én de bestuurder. Want zo zie ik mijn rol: niet als toetsend, maar als spiegelend. Ik wil scherp krijgen wat er bij de mensen in de instellingen leeft, nagaan wat zij werkelijk belangrijk vinden en nodig hebben, en dat delen met de Raad van Bestuur. Met als doel een ondersteunende en kritische partner te zijn.’

Open en onbevangen

‘Is dit een nieuwe manier van toezichthouden? Voor een “klassieke” toezichthouder die zich meer richt op formele verantwoordelijkheden, procedures en controle misschien wel, maar voor mij niet. Ik ben niet van de krachtige oordelen; ook in mijn adviesrollen heb ik een open, onbevangen, vragende houding. Ik ben geïnteresseerd in de manier waarop zorg wordt verleend, in de verhalen van zorgprofessionals, van patiënten, van leidinggevenden. Zo leer ik hun werkelijkheid van alledag begrijpen, met al zijn weerbarstigheid, keuzes en dilemma’s. En kan ik – in dialoog, en al in- en uitzoomend – meedenken over oplossingen en nieuwe wegen.’

Van binnenuit

‘Mijn hele werkende leven al, kan ik taaie ontwikkeltrajecten met open eindjes goed aan, door altijd weer naar helderheid en verbinding te zoeken, switchend tussen het grote plaatje en het detail. Ik merk nu hoe deze eigenschappen me van pas komen in mijn rol van toezichthouder. Verleden en heden leren dat je de zorg- en welzijnssector niet top-down en vanaf een afstandje verandert, maar juist van binnenuit, bij waar het daadwerkelijk gebeurt. En daar bevind ik me nu eenmaal graag.’

Spannend spel

‘Maar deze manier van zorg vernieuwen en toezichthouden vraagt natuurlijk wel wat. Laat je immers de controle los, dan komen organiseren, besturen en toezichthouden aan op dialoog, betrokkenheid en vertrouwen op elkaars vakmanschap. Daarom schakel ik als toezichthouder, zowel bij Zorgcentra de Betuwe als bij De Wettering, veel met de bestuurders en mede-toezichthouders. Ik deel mijn ervaringen en gedachten en we zoeken steeds het gesprek: doen we de goede dingen, wanneer kijken we een situatie even aan, wat vraagt om handelen en wat vraagt juist om meer ruimte? Dat is een spannend spel dat je scherp houdt met elkaar, en waarin je de balans moet zoeken en vinden, om – al vragend en spiegelend – te kunnen doen wat nodig is. En zo te leren en te vernieuwen, en de beste zorg te leveren.’

Over Johan Visser

Na diverse directie- en managementfuncties in de zorg, startte Johan Visser (55) in 2008 met zijn bedrijf Principle Care als veranderadviseur van zorginstellingen. Daarnaast vervult hij twee toezichtrollen: bij leer-werk-zorgboerderij De Wettering (2012) en bij ouderenzorgorganisatie Zorgcentra de Betuwe (2014).

Interview door: Teus Lebbing

Interesse?

Heeft u interesse in deelname aan de derde lichting van deze community of practice groep? De derde CoP Nieuw Toezicht in Zorg & Welzijn start op 27 november 2019. Bekijk de informatiepagina, of neem direct contact op.