‘Aan alles voelde ik: allemáál willen we dit anders’

Hoe taai het thema ook, Henrieke van Diermen (coach en programmaleider Leren en Ontwikkelen bij Spirit Jeugdhulp) zal altijd zoeken naar een gaatje voor verbetering. Zoals ze deed in november vorig jaar, toen ze via een mail aan VWS de verantwoordingslast van SectorplanPlus (SPP) aankaartte. Via een weg van verbinden, vertrouwen en doorzetten, stond ze zo aan de wieg van de tweedaagse Anders & Slimmer Verantwoorden*.

Van een mail aan VWS tot een drukbezochte tweedaagse over ‘Anders & Slimmer Verantwoorden’: dat is nogal een stap. Had je die kunnen voorzien?

‘Allerminst! Maar ik weet nog goed wat me dreef toen ik onze bestuurder sprak. Bij Spirit waren we eerst zo blij met SectorplanPlus, we zagen het echt als een kans voor de ontwikkeling van onze medewerkers. Ons doel is om het leren voor onze medewerkers zo dicht mogelijk bij hun praktijk te organiseren en te faciliteren, op basis van hun leerbehoefte en ter versterking van hun vakmanschap; we hebben dus een andere visie op opleiden dan de traditionele. Maar zo enthousiast als we waren over SPP, steeds meer realiseerden we ons hoeveel verantwoordingsrompslomp we ons ermee op de hals hadden gehaald: de verantwoording vraagt zoveel tijd en energie, dat het per saldo weinig oplevert. Dat stond haaks op onze visie. Ik zat daarmee steeds meer in mijn maag, en dacht: “dit kan toch niet de bedoeling zijn?”. Ondanks diverse pogingen om hier verandering in aan te brengen, motiveerde mijn bestuurder mij het nogmaals aan te kaarten. Mijn punten van zorg stuurde ze door naar een verantwoordelijke op het ministerie van VWS, en zo is de bal gaan rollen: na een maand of twee kreeg ik van VWS een uitnodiging voor een gesprek, waar ook een stuk of tien andere betrokkenen uit het veld bij aanschoven. In die bijeenkomst merkte ik hoe serieus VWS onze ervaringen nam, dat was bemoedigend. Tegelijk luisterde ik ook naar het verhaal van het ministerie, realiseerde me weer eens goed hoe ingewikkeld het is om aan zoveel verschillende partijen in het land een dergelijke subsidie te verlenen. Ook werd er erkend dat juist bij het deel waarop wij SPP hadden aangevraagd, namelijk maatwerktrajecten, de verantwoordingslast onevenredig hoog was.’

Wat leverde de kennismaking op?

‘We gingen uiteen met een uitnodiging om naar manieren te zoeken om de verantwoording van maatwerk te verbeteren. Daarmee gaf VWS ons duidelijk de ruimte om gezamenlijk te bedenken hoe het binnen de huidige SPP-regeling anders zou kunnen. Ik besloot contact op te nemen met Jan Smit van Broosz. Ik ken hem van diverse ontwikkeltrajecten, weet hoe hij met zijn bureau organisaties inspireert en begeleidt om in gezamenlijkheid te veranderen, en legde hem voor: “Hoe kunnen we iets organiseren waarbij we én op korte termijn verbeteren én in toekomstige subsidies een impuls geven aan ‘anders verantwoorden’? Hij hielp me tot een voorstel te komen op één A4. Dat hebben we rondgestuurd. En het mooie was: naast het oorspronkelijke gezelschap rond VWS, haakten daar steeds meer partijen op aan.’

Onder het mom van: samen sta je sterker?

‘En vanwege de urgentie: “we gaan het doen, want dit is belangrijk”. Aan alles voelde ik: allemáál willen we dit anders. Niet alleen wij uit het veld, zoals de verantwoordelijken bij de samenwerkingsverbanden, controllers, projectleiders en administratiespecialisten, maar óók de VWS-ambtenaren en accountants. Iedereen is er bij gebaat dat het geld zo efficiënt mogelijk op de goede plekken terecht komt. Zodat het benut wordt waar het voor bedoeld is. En dit is echt niet de enige subsidie waarbij men frustratie ervaart. Maar daarvoor moeten we wel, met elkaar, een ander denkkader ontwikkelen, en daar niet mee wachten. Zo is het idee voor een tweedaagse ontstaan, nog voor de zomer. Dat dat is gelukt, vind ik bijzonder. Het vereiste dat betrokkenen op korte termijn hun agenda vrijmaakten, en dat deden zij ook.’

Hoe heb je die twee dagen in juni ervaren, met alle ‘bloedgroepen’ bij elkaar?

‘Al in de aanloop merkte ik hoe lastig het is om elkaars taal te begrijpen, zeker als het onderwerp zo complex is als SPP. Een accountant of ambtenaar spreekt en denkt toch echt anders dan een projectleider, administratieve specialist of ICT’er in de zorg, om maar een voorbeeld te noemen. Maar de eerste ochtend bevestigde al wat ik zo hoopte: alle betrokkenen spraken hun wil uit om elkaar te vinden, vanwege het hogere, gemeenschappelijke doel. Iedereen erkende: “zoals het nu gaat, kan het niet de bedoeling zijn; het moet echt anders, en we willen samen zoeken hoe”. Die start gaf echt lucht en hoop. Dat is de basis van verandering: een gedeelde wens en de wil het te veranderen’

In taskforces hebben jullie je gebogen over SPP-veranderingen op de korte, langere en lange termijn. Met welke resultaten gingen jullie naar huis?

‘Binnen twee dagen hebben we een aantal oplossingsrichtingen gevonden; die worden nu verder onderzocht en uitgewerkt. De verwachting is dat het gaat lukken om de verantwoording straks flink te vereenvoudigen. De grote winst zit ‘m verder wat mij betreft vooral in de open en eerlijke gesprekken die we gevoerd hebben over de bedoeling van de regeling, en de rol die vertrouwen speelt bij de verantwoording. En: dat we allemaal zo “geraakt” zijn dat we, vanuit onze eigen posities en samen, verdere stappen willen zetten. Daarin zijn we tijdens de tweedaagse zeker verder gekomen. De verwachting is dat we binnen drie maanden een aantal regels kunnen aanpassen die de administratieve last op de korte termijn verlagen. Dat zou een enorme vooruitgang zijn, maar daarmee zijn we nog niet klaar.’

Wat is er nog meer nodig?

‘Om het écht anders te doen en ook bij nieuwe regelingen anders te verantwoorden, is er fundamentele vernieuwing nodig. En daarvoor moet je met elkaar durven te experimenteren – samen, in dialoog en op basis van vertrouwen. Natuurlijk is het zaak om bewust misbruik aan te pakken, maar het is zonde als dat het uitgangspunt is bij de wijze waarop je laat verantwoorden. Daar pleit ik voor: dat we wat we doen verantwoorden op basis van vertrouwen. En niet alleen met cijfers, maar juist door het delen van verhalen, van zowel de medewerkers als van de cliënten. Zou het niet fantastisch zijn als we daar, met deze tweedaagse als bijdrage, op afkoersen? En zo “lerend” gaan verantwoorden?’

Tekst: Teus Lebbing, www.abrandnewstory.nl

Foto: Nienke Laan

*Tijdens de Tweedaagse ‘Anders & Slimmer Verantwoorden SectorplanPlus’ (een initiatief van SIGRA, RegioCoöp en het ministerie van VWS, begeleid door Broosz), half juni in Amersfoort, kwam een groep van veertig betrokkenen uit de zorg-, ministerie- en accountancyhoek samen, om te zoeken naar wegen die leiden naar ‘minder administratieve lasten, meer vertrouwen en meer verantwoorden op gezond verstand’. Meer weten over de motivatie van de deelnemers, lees ook hier: het startverhaal en de eerste resultaten.

ALLES UIT DE KAST VOOR ANDERS EN SLIMMER VERANTWOORDEN

Samen op zoek naar ‘minder administratieve lasten, meer vertrouwen en verantwoorden op basis van gezond verstand’

Verantwoording van geld en activiteiten in de zorgsector is een complex onderwerp.  Voor de oplossing van knelpunten zijn meestal veel partijen nodig. Met elkaar kom je een stuk verder. Dat geldt ook voor de verantwoording van de subsidie voor het SectorplanPlus. Half juni werd tijdens een 2-daagse met inzet en betrokkenheid van alle schakels in de keten gekeken: kan het anders, slimmer? En: hoe dan?

Bemoedigend en gewoon ook hartstikke nodig in onze overbelaste gezondheidszorg: een subsidiepot voor opleiding en training van nieuwe medewerkers. Het SectorPlanPlus is een meerjarig project (2017-2021) waarvoor het ministerie van VWS enkele honderden miljoenen euro beschikbaar heeft gesteld. Geld dat bedoeld is om extra beroepskrachten op te leiden, om zo in de personeelstekorten te kunnen voorzien. Voor het grootste deel van de subsidiegelden gaat dat goed. Maar wat als de deelnemende instellingen de verantwoording van de subsidies voor maatwerk opleidingsactiviteiten als lastig en omslachtig ervaren en er soms zelfs vanaf zien? Welke opties zijn er om dit eenvoudiger te maken? Kan het, ook voor toekomstige regelingen, niet eenvoudiger, slimmer en anders?

Elkaar leren begrijpen

Precies met deze vragen schuiven op 19 en 20 juni* alle schakels in de keten bij elkaar aan tafel. Verantwoording van geld en activiteiten is een complex onderwerp dat je niet in je eentje tackelt; alles grijpt in elkaar. Vandaar dat deze eerste stap belangrijk is: samenkomen om elkaar te leren kennen en te begrijpen, met elkaar mee te denken en van daaruit stappen te zetten, die mogelijk leiden naar een andere en slimmere manier van verantwoording.

Rompslomp bij maatwerk

‘Aanstichtster’ van deze tweedaagse is Henrieke van Diermen. De programmaleider Leren en Ontwikkelen van Spirit Jeugd- en opvoedhulp raakte met haar collega’s zo ontmoedigd van de ‘administratieve rompslomp’ rondom SectorplanPlus, dat zij besloot aan de bel te trekken. Via haar bestuurder, en gesteund door SIGRA, kwam ze in gesprek met VWS. Henrieke: ‘Waar zijn we mee bezig?, vroeg ik me af. We willen meer en goede mensen in de zorg, en hebben die ook hard nodig. Daar is deze subsidie voor bedoeld, maar de verantwoording voor het maatwerk dat ik wil, vraagt zoveel tijd en is zo bewerkelijk dat er onder de streep weinig geld overblijft voor de opleidingen en trainingen zelf. Zo frustrerend, dit moet anders kunnen.’

Nieuwe wegen verkennen

Jurjen Terpstra begrijpt haar punt, en betreurt het. Hij is programmamanager van het SectorplanPlus voor RegioCoöp, als hoofdaanvrager verantwoordelijk voor de verantwoording van de subsidiegelden naar VWS. ‘Het project is met alle goede bedoelingen opgetuigd’, weet hij. ‘Niet om jullie met allerlei ballast op te zadelen.’ We denken dus graag mee over mogelijkheden om de administratieve last te verlagen. Joost Trienekens (plaatsvervangend afdelingshoofd Arbeidsmarkt van VWS) geeft aan dat het ook goed is te constateren dat veel al gewoon goed gaat. Bij de onderdelen van de subsidie waar het meeste subsidiegeld heen gaat zijn de verantwoordingslasten al relatief beperkt. Neemt niet weg dat VWS klachten over de verantwoordingslasten die instellingen ervaren serieus neemt en open staat voor verkenning van nieuwe wegen om deze te verminderen en voorkomen. ‘In twee dagen zal het ons niet lukken om de wereld te veranderen, maar ik zeg altijd: alles is mogelijk totdat het tegendeel is bewezen.’

De bedoeling

Ook Erwin Buitelaar, werkzaam bij EY, denkt als controlerend accountant mee. Hij hoopt ook dat de tweedaagse het systeem enigszins kan ‘opengooien’: ‘Het is in ieder geval al heel waardevol om ieders rollen en knelpunten helder te krijgen. Dat leidt ongetwijfeld tot betere afspraken.’ En wie weet? Misschien gaat er deze twee dagen wel ‘geschrapt’ worden in regels, stelt Daan Wijsbek van de beweging (Ont)Regel de Zorg. ‘Het helpt als je je, zoals nu, met elkaar buigt over de daadwerkelijke bedoeling van de subsidie: waarom is die er ook alweer? Maak je dat zo concreet mogelijk, dan worden vanzelf de ingesleten en onnodige werkwijzen eromheen duidelijk, die je zou kunnen loslaten.’

Uitgedaagd tot anders denken

Dat zorgorganisaties vooral ook zélf de ruimte kunnen creëren om creatief met regels om te gaan, en soms zelfs naar eigen hand te zetten, bewijzen de praktijkervaringen van Ruud Klarenbeek, bestuurder bij de JP van de Bent Stichting. Hij is uitgenodigd om de betrokkenen uit te dagen en te inspireren. De JP van de Bent Stichting – met 3000 medewerkers op 180 locaties – is al zeker twintig jaar berucht om zijn ‘intelligente ongehoorzaamheid’. ‘Mijn ervaring is dat er binnen het zorgsysteem veel kan. Maar dat je als organisatie doorgaans zelf je belemmering vormt.’ Er blijkt vaak meer mogelijk dan we in eerste instantie denken. Het is zaak om die mogelijkheden maximaal te benutten. Ruud roept de betrokkenen bij SectorplanPlus dan ook op tot ‘minder braafheid, meer vertrouwen en meer verantwoorden op gezond verstand’. En dat begint volgens hem met een andere mindset en inrichting van je organisatie. ‘Zo kennen we bij JP geen afdeling Financiën, Communicatie noch ICT. We werken zonder begroting en verantwoorden ons puur door oprechte verhalen te vertellen van cliënten en medewerkers. En dat gaat al jaren goed, ook naar de wet- en regelgevers toe.’

De goede gesprekken

De kunst is, besluit Ruud, om niet in de verleiding te komen om ingewikkelde systemen op te tuigen. ‘Om de goede gesprekken te voeren over wat er écht nodig is en dat vervolgens te doen.’ Met deze knuppel in het hoenderhok als aftrap van de tweedaagse, gaan de veertig deelnemers vervolgens aan de slag. En? Wat was ook alweer de bedoeling van SectorplanPlus? Hoe pakt dat uit in de praktijk? Kan het anders, simpeler …?

Binnenkort meer resultaten en de verhalen over zoektocht daarachter; wordt vervolgd!

*Aan de tweedaagse zoektocht ‘Anders en Slimmer Verantwoorden SectorplanPlus’ werd deelgenomen door een 15-tal werkgevers (opleidingsfunctionarissen, alsook medewerkers verantwoordelijk voor rapportage en verantwoording), regionale projectleiders van de regionale werkgeversorganisaties, de bouwer van het ICT-portal, medewerkers van het Shared Service Centrum, ambtenaren van het ministerie van VWS, de controlerend accountant, alsook de hoofdaanvrager van het project RegioCoöp. De 2-daagse werd in co-creatie met betrokkenen ontworpen en begeleid door Broosz.

Tijdens de tweedaagse ‘Anders en Slimmer Verantwoorden SectorplanPlus werkten drie ’taskforces’ aan een specifiek thema:

Taskforce I: Operationeel Slim, Anders en Minder waar mogelijk. In gesprek over alle ervaren knelpunten en wensen van de aanwezigen, alsook input opgehaald via een vragenlijst. Doelstelling is een concrete verlichting van de administratieve rompslomp op de korte termijn. Welke documenten kunnen worden afgeschaft of versimpeld?

Taskforce II: Alles uit de kast voor een zo simpel mogelijke verantwoording. Deze taskforce onderzoekt mogelijkheden om over te stappen naar een model waarbij sprake is van ‘prestatienormen’. Dit zou de verantwoording van maatwerk opleidingsactiviteiten kunnen vereenvoudigen, door veel van de huidige verantwoordingsdocumenten geheel overbodig te maken.

Taskforce III: Anders verantwoorden. Dromen over een betere wereld. Deze taskforce gaat in gesprek over de vraag ‘hoe willen zorgorganisaties het liefst zelf verantwoorden, uitgaande van eigenaarschap en vertrouwen?’ Wat leren we daarvan voor het inrichten van toekomstige subsidies? En… kan dat nog binnen het huidige project, als experiment?

We volgen deze taskforces na de tweedaagse om de concrete opbrengsten te delen.


 

Interesse?

Broosz geeft al jaren vorm aan anders verantwoorden in het sociaal domein. Zowel voor interne toezichthouders in zorg & welzijn, als de narratieve verantwoording van kwaliteit in de jeugdzorg en de langdurige zorg.

Bent u bezig met anders verantwoorden en/of wilt u meer informatie over ‘Anders en Slimmer Verantwoorden SectorplanPlus’ en dit proces volgen? Neem gerust contact met ons op.