21-11-2019
Zijn er andere en slimmere manieren om subsidieregelingen als SectorPlanPlus (SPP) te verantwoorden? Murw van de hoge administratieve last binnen hun organisatie, dachten Effie Israeli (Cordaan), Annaly van Hecke (GGZe) en Niels Bakker (Spirit! Jeugdzorg) daar graag over mee. Wat heeft de gezamenlijke zoektocht naar verbetering hen tot nu toe opgeleverd?
Lang hoefde Effie Israeli, HR-controller bij Cordaan, niet na te denken over de uitnodiging voor de tweedaagse* in juni. ‘Dan is er zo’n mooie subsidie met zo’n mooi doel, maar dan heb je er een dagtaak aan. Je wil niet weten wat er aangeleverd moet worden; voor een grote organisatie als de onze is dat niet te doen. Veel van de subsidie laten we daarom schieten. Zonde, toch? Dat er een uitnodiging kwam om de verantwoording met elkaar te vereenvoudigen, juichte ik dan ook van harte toe.’
Aangenaam verrast
De bereidheid van alle partners, inclusief VWS, om op korte termijn samen te komen, beloofde bovendien veel goeds. Effie: ‘Al is mijn ervaring bij dit soort initiatieven dat er beste bedoelingen en veel gesprekken zijn, maar dat het niks oplevert. Dat ging nu heel anders, ik werd aangenaam verrast. We leerden niet alleen de wereld van de ander begrijpen en elkaars taal spreken, maar gingen ook daadwerkelijk samen naar oplossingen zoeken.’
Bespreekbaar
Ook Annaly van Hecke, adviseur fiscaliteit en subsidies bij GGZe, was blij met ‘de energie, de ideeën en de tijd met elkaar, ook om hobbels te delen’. En het was een eyeopener om het verhaal van de andere kant te horen: ‘Om te beseffen hoe ingewikkeld het is om zo’n subsidie op te tuigen. Dat dat allemaal bespreekbaar is, vind ik sterk.’
Bewegingsruimte
Secretariaatsmedewerker bij Spirit! Jeugdzorg Niels Bakker kwam met weinig verwachtingen naar de tweedaagse. ‘SPP is een regeling die voor ons ongunstig uitpakt, zoveel inspanning kost het om de administratie op de orde te krijgen. Daardoor komt het geld niet op de plek terecht waarvoor het is bedoeld en dat is zo frustrerend. Maar hoe fiks je dat in een paar dagen? Ik was vooral benieuwd naar de bewegingsruimte.’
Op gang
Die bleek een stuk groter dan hij had gedacht. Niels: ‘Betrokken partijen als accountants en VWS dachten daadwerkelijk mee over duurzame oplossingen. Er kwam echt wat op gang, ook op korte termijn. Meteen werden er administratieve aanpassingen in het systeem doorgevoerd. Zo hoeven er minder documenten te worden geüpload; dat lijkt een kleinigheid wellicht, maar het scheelt toch weer een paar kliks op de computer, en dus tijd.’
De grootste hindernis
Hoopvol gingen Niels, Effie en Annaly dan ook naar de tweede samenkomst op 28 oktober. ‘Hoe nu verder’, daar was ik wel benieuwd naar’, vertelt Annaly. ‘Maar ik merkte dat we al snel weer tegen de grootste hindernis aanliepen. “De recht-toe-rechtaan-wijzigingen” zijn in de systemen wel aan te passen, dat hebben we gezien. Maar hoe zit het met het verantwoorden op basis van vertrouwen? Hoe trek je dat feitelijk van de grond? Dat is aanmerkelijk lastiger.’
Vrijheid
Niels deelt haar zorg: ‘Ons ideaal is natuurlijk dat we de vrijheid krijgen om subsidiegeld voor opleidingen naar eigen inzicht te besteden en dat op onze eigen manier te verantwoorden. VWS is daar terughoudend in en dat begrijp ik ook: het ministerie moet zich verantwoorden bij de Tweede Kamer en wil dat met een gedegen systeem doen.’
Vertrouwen
‘Met elkaar willen we het goed doen’, beaamt Effie. ‘Allemaal zijn we erbij gebaat dat het geld zo efficiënt mogelijk op de goede plekken terecht komt. Zodat het benut wordt waar het voor bedoeld is.’ Des te meer reden voor het ministerie om op de zorgsector te vertrouwen, wil Niels benadrukken. ‘We zijn heus in staat om het geld op de juiste manier te besteden. We maken er echt geen potje van. Dat vertrouwen in ons zou ik zo graag zien. Maar we zijn er nog niet.’
Verdere versoepeling
Op de tweede bijeenkomst zijn er geen spijkers met koppen geslagen, vindt Niels. ‘We gingen naar huis zonder concrete vervolgstappen, dat vind ik jammer.’ Effie beoordeelt de voortgang positiever: ‘We krijgen nu al meer ruimte om de opleidingsgegevens op onze eigen Cordaan-manier te verzamelen. Dat is een grote winst voor ons.’ Het geeft haar vertrouwen in een verdere versoepeling van de verantwoording: ‘VWS werkt eraan, en doet dat in samenspraak met het veld. Dat is echt een vooruitgang ten opzichte van vroeger, toen het ministerie dat top-down vanuit de ivoren toren deed.’
Unieke setting
Voor Annaly zit de opbrengst van de sessies ‘m ook vooral in ‘de kortere lijntjes’: ‘Ik voel meer vrijheid om in gesprek te gaan over mogelijkheden. Bij nieuwe regelingen zou ik nu eerder naar de projectleider van VWS stappen en vragen: “kunnen we hier iets anders op verzinnen?”. Dat is de winst van deze unieke setting: dat we met elkaar en met een vernieuwende bril naar SPP kunnen kijken. Dat smaakt naar meer voor toekomstige regelingen.’
Tekst: Teus Lebbing
*‘Anders & Slimmer Verantwoorden SectorplanPlus’ is een initiatief van SIGRA, RegioCoöp en het ministerie van VWS, begeleid door Broosz, met als aanleiding de hoge verantwoordingslast van SectorPlanPlus, een meerjarige subsidie (2017-2021) voor de opleiding van medewerkers in de zorg. Startschot vormde de tweedaagse op 19 juni in Amersfoort, waar een groep van veertig betrokkenen uit de zorg-, ministerie- en accountancyhoek samenkwamen om te zoeken naar wegen die leiden naar ‘minder administratieve lasten, meer vertrouwen en meer verantwoorden op gezond verstand’. Op 28 oktober was er een vervolgsessie. Meer weten over de motivatie en opbrengst van de deelnemers, lees ook hier: het startverhaal, de eerste resultaten en ‘Aan alles voelde ik: allemaal willen we dit anders’
